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失礼のない、忘年会の正しい案内状の文章とは？

年末、忘年会は1年の苦労をねぎらうために行われます。幹事は、参加者を集うため案内状や案内メールを作成し、送る必要があります。しかし、これまで忘年会の案内状を作成した事が一度もない場合、どのような内容にすれば良いのか、気をつけた方が良い事は何か、といった具体的なポイントが分からない方が多いと思います。

円滑に開催し、失礼の内容に参加者を集うためにも、適切な案内状に関する知識について紹介していきます。

忘年会の案内状や案内メール、正しい書き方は？

案内状の必要性を知る

忘年会における案内状の必要性は様々です。まず一つ、一番の目的と言えるのが「忘年会に招く、招待する」ということです。人が集まらなければ会が成立しませんし、お世話になった人、親しい人を集めるため、会社で行う場合や、サークル、町内会で行われるケースでも用意される場合が多いです。

次に、忘年会がある事を「知らせる」意味でも欠かせません。参加者はいつどこで忘年会が開催されるのか分からなければ出席する事すら出来ません。

そして最後に、招待する人の出欠を確認するためにも必要です。案内状というと堅苦しい印象を受けるかもしれませんが、大勢が集まる会にする場合、案内状はとても重要な役割を果たしています。

案内状を送る時期

忘年会の案内状を作成した後は、招待する人に送る必要があります。この時、時期に気をつけましょう。多くの場合、年末は予定が立て込む事があるため、ギリギリになって受け取ってもスケジュールの調整が効かない可能性も考えられます。

また、忘年会の中には宿泊を伴う場合もあるため、そうすると部屋を手配しなければならない人も出てきます。出欠に関しては早期に把握しておく必要があります。

時期としては忘年会の1ヶ月前には参加者を確認しておきたいため、案内状を送るのはそのまた1ヶ月前くらいから、作業を始めるのが良いです。

どういう内容に気をつけるべきか

忘年会の案内状を作成する上で、最も悩みどころとなるのが「内容」と言えます。どのような文章にするのが失礼にならないか、内容を伝えられるのかという重要な部分を理解しておきたいものです。

気をつけておきたい事としてはまず、言葉遣いです。このような案内状には大抵「決まり文句」を入れるのが定石で、拝啓、敬具といった単語を使うようにします。忘年会の案内上であるため、季節に関する挨拶文を書く必要はさほどありません。そして、会社の忘年会などの場合、お世話になっている事での「お礼の言葉」、「ねぎらいの言葉」を入れておくのも良いでしょう。

そして、肝心なのは必要事項が明記されているかどうかです。案内状として意味を成すためには、「何の会なのか」「いつ開催されるのか」「場所はどこなのか」という必要な情報は絶対に記載してください。また、参加者が道に迷ってしまう事がないように、会場の地図を印刷しておくなど、ささやかながら配慮しておくのも良いです。

参加者に確認の手間を取らせてしまう事がないように、わかりやすく簡潔に作成しましょう。

具体的にどういう文章が良い？

案内状に何を書けば良いのか分かっても、実際にどのような文章が望ましいのか分からない方も多いと思います。

まずはよくある忘年会の案内状の例を紹介します。

このような挨拶文を書いた後、日時や会費、場所や住所、そして電話番号と会場の地図を記載しておきます。挨拶文は基本的に、拒否しづらい内容にするのではなく、都合が合えば参加して下さいといった意味合いになるよう、丁寧な内容を心がけます。

そして、参加する方々の事のみを記載されるのではなく、急に出席が難しくなった方のための対応方法も書いておくと親切です。これは受け取った方だけではなく、参加者を管理する幹事にとっても必要な要素となるため、しっかり書いておきましょう。

忘年会の案内状作成での注意点は？

案内状を作成する時には、いくつか注意点があるため踏まえておきましょう。同じ会社に属する方に送るものは、「さん」付けにしますが、役職名を記載される場合、さん付けする必要はありません。お客様に送る場合には会社名を略書きする事なく、「様」をつけて書くようにしましょう。

書面ではなく社内メールなどで送信する場合、全員が仲良しな関係であったとしても顔文字を使ったり、軽い言葉を書いたりするのは避けましょう。目上の方に送る場合には、ご苦労様ですといった失礼にあたる表現も使わないようにするのが基本です。

案内状の作成に力を入れる

一般的に、忘年会の幹事を務める方が案内状の作成を行います。さらに、幹事が忘年会の進行役を務めるなど、終始作業をしなければならない立場にあります。そのため、少しでも自身の負担を減らそうと、楽に準備や進行を進めたく気持ちがあるかもしれません。

しかし、これが例えば会社の忘年会の幹事を務める場合、自身をアピールし、売り込むチャンスでもあります。会社の忘年会は自身の上司や、中には社長まで足を運んでくる場合もあります。多少失敗してしまっても大きなマイナスになる事は少ないでしょうが、みんなに楽しんでもらえれば、評価が高まる可能性は十分にあります。そのため、忘年会の準備には力を入れて対応する事をおすすめします。

さいごに

忘年会の案内状を一度も作成した事がないと、どのようにすれば良いのか、文章の作り方が分からないといった疑問点は多いと思います。仲間内で小規模な忘年会をするのであれば、案内状は必要ありませんが、会社内や取引先を交えて行う場合、幹事の準備が、スムーズに進行していけるかどうかに関わってきます。

正しい知識を身につけ、誰に見られても恥ずかしくない案内状を作成しましょう。