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【幹事さん必見!】忘年会や二次会のお店探しや予約はいつからすべき?

忘年会の案内状の書き方とは?

争奪戦必至の忘年会のお店探しを制するには

忘年会の幹事を務める方は、一から準備を行い、皆さんがスムーズに楽しい時間を過ごせるようにしなければなりません。忘年会の会場を用意するのも、二次会のセッティングにおいても、すべて幹事の役目となります。

しかしこれまで、一度も幹事の経験がないと、どのように準備を行えば良いのか、さらに注意すべきポイントが分からないという事も珍しくありません。特に、務める会社で忘年会をする場合には、正しい手順で準備していく必要がありますので、幹事が知っておきたい忘年会の準備について、紹介していきます。



忘年会のお店探しのポイント

早めの予約が肝心

忘年会といえば、一般的には年末に開催されます。ギリギリになってお店を探していたり、予約を検討していたりすると、あらぬトラブルが発生する事も稀ではありません。

基本的に、忘年会の予約については、開催される1ヶ月前にはしておきたいものです。例えば12月20日に行う場合、11月20日にはすでに、予約してお店が決まっている状態するのが理想です。幹事がギリギリで行動すると、シーズンの関係上、どこのお店も予約でいっぱいになっているケースがあります。

自身に幹事を任されてしまった以上、早めの行動を心がけておく方が、安心ではないでしょうか。


お店探しは早めに

そもそも、忘年会のお店を予約するためには、人数に合わせた宴会を行えるお店を見つける事も欠かせません。少人数で行う忘年会であれば、予約は比較的取りやすいため、さほど急ぐ必要はないかもしれません。しかし、会社規模で行う忘年会の場合、お店探しはなるべく早めに行うのが望ましいです。人数が増えれば増えるほど席の確保は難しくなり、お店探しが難航してしまいます。

また、これは忘年会を行う時期によっても異なります。12月末のシーズンに行う場合、確実性を求めるのであれば2ヶ月以上前に目星をつけておくのが良いです。しかし今では年末ギリギリに開催するのではなく、11月末頃に余裕を持って忘年会を行われる事もあります。その場合には、3週間前くらいなど、多少開催日と近くても席を確保出来るでしょう。


案内状を含めて準備する

会社で忘年会を行う場合、各社員に対して幹事は案内状を送ります。これにより、参加者の出欠を確認し、管理します。参加者の人数により、忘年会の会場選びが異なるため、お店選びよりも先に、案内状で参加者の状況確認をする必要があるのです。従って、お店選びを忘年会の1ヶ月前にはしておきたいとするならは、当日からみて1ヶ月半あるいは2ヶ月前頃には、案内状で出欠を確認しておきたい事と言えます。

案内状を送っても返信が遅れたり、忘れられていたりする事があるため、多少余裕を持って準備されるのをおすすめします。


忘年会の日程の候補

忘年会をいつにするかと決めるのも、幹事の仕事である事が多いです。この候補日というのは、全員のスケジュールを管理出来れば決定するのは容易なものの、参加者全員の予定が一致しないことの方が多いと思います。

そこで優先すべきは、目上の人の予定です。会社規模であれば、地位の高い人を基準に候補日をいくつかあげ、その中から忘年会の日程を決めるようにしましょう。



二次会のお店探しのポイント

二次会のお店はどう選ぶべき?

忘年会の二次会のお店は、忘年会を決める段階で目星をつけておくのが望ましいです。当日になって席を確保出来ないとなれば、参加者のほとんどが行き場を失ってしまう形になります。

忘年会の二次会のお店選びのポイントはまず、一次会の会場から近い店舗を選ぶのがコツです。出来れば交通機関を使わず、徒歩で迎える場所が望ましいでしょう。二次会は一次会と異なり、行きたい人のみが参加される事が多いです。なので、お店を選ぶ時、その規模に悩まれるかもしれません。難しい事ではありますが、幹事は二次会のお店を予約する際、参加者人数の仮説を立て、人数に見あったお店を確保しておくのが良いです。

二次会の告知は一次会の最中、あるいは開始前に全員に連絡しておくとスムーズです。


二次会の予約はいつから?

二次会の予約のタイミングは難しいです。というのも、一次会と異なり、二次会は参加者人数が確定せず、ばらつきがみられます。一次会参加者のほとんどが出席するかもしれませんし、半数以下になるかもしれません。この人数の変化を的確に取られるのは正直難しいため、予約のタイミングを失いかねません。ある程度二次会の参加人数が前もってわかっているのであれば、事前に多少の席数の余裕があるお店を予約しておく形で問題ありません。

対して、ギリギリまで参加者が分からない場合、幹事は複数のお店に目星をつけておくのが大切です。一次会の最中に参加者がわかれば、人数に見あったお店にすぐ、連絡を入れましょう。ある程度人数の幅に、柔軟に対応できるカラオケや、大衆居酒屋などがおすすめです。


お店を選ぶ基準は?

一次会、二次会ともに、どのお店を選ぶのが良いか分からない方は多いでしょう。初幹事の方は、どこにしたら皆さんに楽しんでもらえるのか心配が募る事もあると思います。

基本的なコンセプトとしては、全員が楽しめるという基準を元に探すのがコツです。なので、自分が好きだからといった理由や、韓国料理など偏った料理のジャンルがあったりするのは、あまり適切とは言いません。どちらかというと、大衆居酒屋のようなイメージで、幅広い料理とお酒を口に出来るお店といったジャンルの方が、全員が楽しみやすいと言えるでしょう。



さいごに

幹事を任されると、何かと準備が大変です。お店を選んだり予約したりするのは言ってしまえば単純な作業ですが、難しいのは全員楽しめるようなセッティングをする事でしょう。どのお店が良いのか、料理のジャンルは何にしようかという事は非常に難しいです。

また、円滑に忘年会が開催され、無事終了するためには、幹事がスケジュールを緻密に組み立て、進行していく必要があります。ギリギリになってバタバタしてしまう事がないように、余裕を持った行動を心がけるようにしましょう。



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